Você sabe o que é uma nota fiscal de entrada?

Você sabe o que é uma nota fiscal de entrada?

Qualquer empresa hoje seja ela um estabelecimento comercial, indústria ou prestadora de serviços, entende o compromisso que ao venderem seus produtos precisam emitir uma nota fiscal. Mas quando o produto é comprado ou retorna, muitos não consideram ou esquecem que é necessário emitir uma nota, diferente da nota fiscal de saída, chamada de nota fiscal de entrada ou de compra que precisa ser registrada e armazenada assim como a de saída.

 

Para compreendermos melhor, sua empresa precisa de fornecedores que vendem a matéria prima para a produção do seu material, produtos prontos direto do atacado para revender ou até mesmo serviços essenciais para viabilizar suas atividades comerciais, ou seja, quando uma dessas operações são executadas o seu fornecedor é obrigado a emitir uma nota fiscal.

 

Os empresários que se encaixam ao Simples Nacional têm o dever de escriturar esses documentos fiscais no Livro de Registro de Entradas , de acordo com o artigo 3º da Resolução Nº 10/2007 do Comitê Gestor de Tributação das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (CGSN).

 

Esses registros precisam ser feitos em ordem cronológica e reunidos de acordo com o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP). Para compreender o que é isso e como seguir à exigência da forma exata, é essencial que você tenha a ajuda de um bom contador. Mesmo com a nota fiscal eletrônica (NF-e) , a escrituração dos registros de entradas continua sendo obrigatória para as empresas que optam pelo Simples Nacional, para eventuais fiscalizações da Receita Federal.

 

Além do registro, é essencial ter atenção quanto ao armazenamento das notas. Não se trata de armazenar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), mas sim, o arquivo XML , que é onde estão todas as informações da NF-e.

 

O que é uma nota fiscal de entrada?

Praticamente, uma nota fiscal de entrada é o documento para comprovação fiscal da movimentação de produtos recebidos, ao contrário da nota fiscal de saída , que é quando você vende algo. Tanto o fornecedor, como vimos antes, quanto o comprador, tem o compromisso de emitir a nota. No caso do comprador, ela ocorre quando:

 

- Ele dá entrada em um produto importado, pois a nota fiscal da empresa estrangeira não tem valor em território nacional;

- O vendedor não é exigido a emitir um documento fiscal;

- Ele compra um produto arrematado ou adquirido em leilão ou concorrência promovido pelo poder público;

- A empresa compradora assume o acordo de retirar ou transportar a mercadoria.

 

É importante destacar que uma nota fiscal de entrada não está limitada à compra de um produto, pois também se adequa para outras situações em que há movimentação de produto. Confira quais são elas:

 

- Quando a empresa emite uma nota fiscal de saída, mas o cliente devolve o produto que ao receber, é necessário emitir uma nota fiscal de entrada – e registrar novamente no estoque;

- Quando acontece o chamado retorno de industrialização, efetuado por um profissional autônomo ou avulso;

- Quando ao produto tiver saído somente para uma feira ou exposição ao público e retornar à empresa.

 

Verificar e armazenar arquivos XML:

A nota fiscal eletrônica veio para melhorar processos, dar mais rapidez às obrigações fiscais e, progressivamente, colocar fim aos documentos em papel. Se antes você tinha que ter caixas para armazenar todos os registros de entrada e de saída, agora, essa organização é digital.

 

É muito importante que seja feito desta forma, pois até mesmo a fiscalização já se modernizou. Se a Receita bater na sua porta, raramente o fiscal irá pedir para verificar sua papelada. Ele vai pedir para ver seus arquivos XML , que é o formato compatível com a NF-e. Além de se precaver para melhor responder a uma possível ação de rotina da fiscalização, o controle e o armazenamento de arquivos XML contribui com a gestão do seu negócio, possibilitando conferir informações em determinada nota de maneira fácil e eficiente e evitando que escape do seu alcance um detalhe que possa trazer perdas.

 

Para que sua ação a alguma adversidade seja rápida, é aconselhado baixar as notas fiscais eletrônicas uma vez por mês, porque isso comprova o seu interesse em ter um controle rigoroso conforme todos os processos.

 

Uma solução para simplificar sua vida:

Pensamos sempre em utilizar a tecnologia a nosso favor, por isso desenvolvemos uma solução simples e eficiente, o GAF (Gerenciador de Arquivos Fiscais) que permite não apenas a consulta das NF-e de entrada, mas também o download delas, qualificando a gestão e o armazenamento dos arquivos XML. Em qualquer lugar e a qualquer momento, você acessa as informações que precisa estando conectado à internet. A partir daí sua administração se torna mais profissional e ganha em eficácia.

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