A Nota Fiscal de Devolução (NFD) é um documento fiscal usado para anular uma venda de uma mercadoria ou serviço, garantindo que os impostos pagos na nota ou cupom original sejam recuperados. Na prática, isso significa estornar o ICMS, IPI e outros tributos incidentes. Este guia explica direto ao ponto como emitir a nota de devolução e qual CFOP adequado para cada tipo de operação fiscal. Assim, você evita problemas como impostos pagos indevidamente e rejeições da nota.
Ex.: Uma loja de roupas em São Paulo comprou 100 camisetas de um fornecedor para revenda. Porém, constataram 10 peças com defeito de costura. A loja então emite uma NFe de Devolução descrevendo as 10 camisetas referenciando a nota original, com os mesmos valores unitários e impostos. O fornecedor, ao receber a devolução, lançará a entrada, estornando os impostos e colocando as peças de volta em seu estoque.
Nota de devolução
A Nota Fiscal de Devolução é usada para registrar a entrada ou saída de mercadorias devolvidas. Quando você vende e o cliente desiste da compra, a mercadoria retorna, entrando no seu estoque, então a nota é de devolução de entrada. Já quando sua empresa comprou algo, mas por algum problema decide devolver ao fornecedor, emite-se uma nota de devolução de saída para registrar que o produto está saindo do seu estoque.
Se a nota de devolução for emitida com tributos incorretos ou divergentes, o fornecedor poderá recusá-la e solicitar uma correção, pois diferenças nos impostos impedem o aproveitamento do crédito fiscal e a regularização contábil.
É comum o fornecedor exigir a emissão da nota de devolução pedindo o destaque dos impostos proporcional aos itens da nota original. Isso ocorre porque a NFD permite ajustar o estoque e os impostos: sem ela, o fornecedor não consegue dar entrada na mercadoria devolvida nem recuperar os tributos daquela venda. Todos os tributos da devolução devem ser os mesmos da nota original (base de cálculo, alíquotas de ICMS, IPI, etc.), para anular corretamente os impostos que ele pagou ao emitir a venda fiscal.
Como emitir nota de devolução
Vamos agora ao passo a passo de como emitir uma nota fiscal de devolução na prática. Utilizaremos como exemplo o sistema da Gsoft, um software de gestão e emissão de NF-e que faz a nota 100% automática — os procedimentos podem ser similares em outras plataformas, porém muitas vezes grande parte do processo é manual. Se você precisa devolver mercadorias ao fornecedor, siga estas etapas:
⚠️ Antes de emitir a nota de devolução, verifique se a venda foi por cupom ou nota fiscal — cupons podem ser cancelados em até 30 minutos e notas fiscais, geralmente em até 24 horas, sem precisar emitir nota fiscal de devolução.
Na Home do sistema emissor da Gsoft, clique no botão "
Devolução".Abrirá um pop-up com duas opções, escolha a que encaixa na sua ocasião, nota de devolução de um cliente (entrada) ou para um fornecedor (saída).
Em seguida, o sistema mostrará todas as notas de acordo com seus filtros de pesquisa. Pesquise os dados da nota de origem (razão social, CNPJ, período e status), clique nela e prossiga em
Avançar.Nessa próxima tela, defina o CFOP de devolução adequado no campo da Natureza da Operação, que já é sugerido automaticamente pelo sistema. Nessa mesma tela, você pode gerenciar a quantidade dos itens caso queira devolver parcialmente.
Clique em
Finalizare espere alguns segundos pela mensagem "A nota foi gerada com sucesso".Agora na Home de novo, clique no botão "
Localizar NF-e" e aparecerá a nota na lista com status de pendente. Clique nela duas vezes para abrí-la.Revise na aba "Dados da nota" se todos os campos estão pré-preenchidos corretamente, com a operação de entrada/saída da sua escolha no início e os dados básicos da nota (destinatário/remetente, série, data etc.).
Na aba “Itens” da nota, revise se todos as colunas de tributos dos itens foram pré-preenchidos corretamente na tabela — código CST, alíquota de ICMS, base de cálculo, ICMS destacado, descrição, quantidade e valor unitário. Ajuste os valores se necessário.
Após inserir os itens, verifique a seção de “Fatura” no rodapé. Nesta seção, indique a forma de pagamento como “Sem pagamento”. Defina o valor da fatura como R$ 0,00 (zero). Em seguida, clique no botão de gerar/confirmar a fatura (com um ícone de check verde).
Agora, acesse a aba “Doc. Referenciado” (Documento Referenciado) para vincular a devolução à nota original. Selecione o tipo de documento “NFe” e insira a chave de acesso da nota fiscal de compra original (a chave de 44 dígitos que consta no DANFE) e clique em “
Gravar”.Estando tudo correto, clique no
Enviar NFe - F6para emitir a NF-e de devolução para a Sefaz e aguarde a autorização. Uma vez autorizada, a nota fiscal de devolução estará válida e você poderá enviar o DANFE.
Seguindo esse passo a passo, a nota fiscal de devolução estará corretamente emitida, evitando problemas fiscais. Lembre-se de que a NFD serve para anular a compra/venda original e ajustar estoques e tributos, por isso a atenção aos detalhes é fundamental.
Qual CFOP de devolução aplicar
Em uma devolução de mercadoria ou serviço, o CFOP (código fiscal que indica a natureza da operação) deve refletir a operação inversa da original. Por exemplo: você revendeu uma mercadoria, mas o cliente desiste da compra e devolve, então ela vai entrar no seu estoque, ou seja, o CFOP é de entrada. Agora, se é a sua empresa que comprou e quer devolver, a mercadoria vai sair do estoque, logo a nota deve ser emitida com um CFOP de saída.
Abaixo, apresentamos duas tabelas separando CFOPs de saída (devolução de compra) e CFOPs de entrada (devolução de venda), com os códigos mais utilizados e exemplos práticos de quando aplicá-los adequadamente. Existem dezenas de CFOPs relacionados a devoluções (quase 100 códigos possíveis), cobrindo diferentes cenários e tipos de mercadoria. Aqui focaremos nos códigos mais comuns para empresas em geral.
Devolução de cliente que desistiu da compra
O seu cliente, consumidor final, desistiu da compra? Quando ele devolve a mercadoria revendida com nota ou cupom por você, a responsabilidade de lançar a nota de devolução de recebimento do produto é sua. Então o CFOP (o código fiscal que define a natureza da operação) é de entrada, afinal, a mercadoria está entrando no seu estoque novamente.
Quando o cliente é uma empresa, peça a ele que emita a nota de devolução de saída destacando o crédito e impostos, para creditar os tributos que você pagou na emissão da venda.
E o que fazer quando o cliente quer devolver uma compra, com objetivo de comprar uma mercadoria mais cara? Se você emitiu essa primeira venda (se não, apenas emita a nova nota de venda), lance a nota de devolução de entrada (recebimento) e gere o crédito para o cliente. Faça a venda nova de valor maior, descontando o valor da devolução anterior.
Em suma, todos esses cenários que você recebe a devolução, aplicam-se CFOPs de entrada para devolução de venda, iniciando por 1 (dentro do estado) ou 2 (interestadual):
CFOP (entrada) | Quando usar (exemplo prático) |
|---|---|
1201 | Cliente devolveu produto fabricado pela sua empresa no mesmo estado. |
2201 | Cliente de outro estado devolveu produto fabricado pela sua empresa. |
1202 | Cliente devolveu item revendido pela sua empresa no mesmo estado. |
2202 | Cliente de outro estado devolveu mercadoria revendida por você. |
1410 | Cliente devolveu produto sujeito ao regime de substituição tributária em operação interna. |
2410 | Cliente de outro estado devolveu produto sujeito à substituição tributária. |
1660 | Posto revendedor recebeu devolução de combustível revendido internamente. |
2660 | Revenda recebeu combustível devolvido por cliente em outro estado. |
1553 | Cliente devolveu equipamento vendido e contabilizado como ativo imobilizado internamente. |
2553 | Cliente de outro estado devolveu equipamento adquirido como ativo imobilizado. |
1918 | Cliente na |
2918 | Cliente de outro estado devolveu produto originalmente vendido para a |
Se a venda original envolveu Substituição Tributária (ST) ou benefícios fiscais, existem CFOPs específicos de devolução (por ex., 5.410/6.410 para devolução de produto sujeito a ST, 5.411 em operações com ST). Nesses casos, utilize o código adequado que reflita a condição da operação. No geral, o importante é identificar se o item devolvido era de produção própria ou revenda, e se a operação foi interna ou interestadual.
Devolução para o fornecedor
A sua empresa quer devolver mercadorias ao fornecedor (anulando uma compra)? Utilize um CFOP de saída, afinal, a mercadoria está saindo do seu estoque. Confira a tabela para saber qual o código de saída correto para a sua nota, não esqueça de identificar conforme o tipo de item e a localização do fornecedor. Pois em operações de saída dentro do estado (remetente e destinatário dentro do mesmo estado), os códigos começam com 5. Já em operações interestaduais (destinatário e remetente estão em estados diferentes), começam com 6. Veja os principais:
CFOP | Quando usar (exemplo prático) |
|---|---|
5201 | Devolver matéria-prima comprada para industrialização local. Ex: sua fábrica emite devolução de insumos defeituosos ao fornecedor no mesmo estado. |
6201 | Devolver insumos/ matéria-prima comprados de fornecedor de outra UF. Ex: indústria devolvendo lote de componentes importados de outro estado. |
5202 | Devolver mercadoria adquirida para revenda em operação interna. Ex: um comércio varejista devolve ao distribuidor (mesmo estado) produtos comprados para revenda. |
6202 | Devolução de mercadoria para revenda adquirida de outro estado. Ex: loja devolvendo a um fornecedor de outro estado itens comprados para revender. |
5553 | Devolver um bem de capital/ativo fixo adquirido, dentro do mesmo estado. Ex: empresa devolve uma máquina ou equipamento comprado para uso próprio (ativo) ao fornecedor local. |
6553 | Devolução de um ativo fixo adquirido de fornecedor de outra UF. Ex: devolução de um computador ou veículo comprado de outro estado para uso na empresa. |
5556 | Devolver mercadorias adquiridas para consumo próprio, dentro da UF. Ex: escritório devolve suprimentos (material de escritório) comprados de fornecedor local por terem vindo errados. |
6556 | Devolução de itens de consumo adquiridos de fora do estado. Ex: empresa devolve EPIs comprados de um fornecedor de outra UF devido a defeitos ou divergências. |
Neste contexto de devolução de compra, sua empresa (compradora) está emitindo a nota fiscal de devolução como remetente, e o fornecedor original será o destinatário que receberá a mercadoria de volta. Os CFOPs acima anulam a entrada original. Por exemplo, se a compra original teve CFOP 1102 (compra para comercialização dentro do estado), a devolução correspondente será 5202 na sua nota de saída de devolução (saindo de volta para o fornecedor).
É obrigatório emitir nota fiscal de devolução?
É obrigatório emitir a nota fiscal de devolução sempre que ocorra devolução de mercadoria após a emissão da NF-e original, seja por parte do comprador (devolvendo uma compra) ou do vendedor (registrando a devolução de uma venda). Deixar de emitir a NFD pode acarretar penalidades fiscais – por exemplo, multas por omissão de documento fiscal, que podem chegar até 100% do valor do imposto devido. Portanto, siga as normas e utilize a NFD a seu favor: ela assegura que sua empresa não pague impostos indevidos e mantenha o controle financeiro e de estoque em dia.
Caso a venda não tenha sido concluída e o destinatário seja um consumidor final (pessoa física), a responsabilidade de documentar a devolução recai sobre o emitente original. Então a empresa recebe a mercadoria de volta e emite a nota para registrar que aquela mercadoria retornou ao estoque. Ou, alternativamente, algumas empresas optam por emitir uma NF complementar de estorno ou NF de ajuste, mas o procedimento mais comum e seguro é a emissão da NFD ou entrada de devolução para cancelamento daquela operação.
Por exemplo, se um cliente pessoa física devolve um produto após alguns dias da compra, a empresa vendedora não consegue cancelar a NF-e original (pois já passou o prazo legal de cancelamento, geralmente 24 horas) a empresa emitirá ela mesma uma Nota Fiscal de Entrada.
Conclusão
Agora que você compreende o que é e como emitir corretamente uma nota fiscal de devolução, fica evidente o quanto esse documento é essencial para garantir a conformidade fiscal da sua empresa e evitar prejuízos com tributos indevidos. Além disso, saber escolher corretamente o CFOP aplicável à sua operação evita retrabalho e problemas com fornecedores e órgãos fiscais.
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