A conciliação bancária automática é um processo de comparar seus registros financeiros internos com o extrato do banco, sem redundâncias. Por que isso é importante?
Divergências entre o controle interno e o extrato bancário podem levar a pagamentos em atraso, cobranças indevidas e até fraudes não percebidas.
Não por acaso, a falta de controle financeiro está entre os principais motivos de fechamento precoce de empresas no Brasil.
Segundo uma pesquisa da Ipsos, 61% dos brasileiros enfrentam dificuldades com dinheiro operando no escuro.
O que é conciliação bancária automática?
Conciliação bancária automática é o processo de automatizar a integração das entradas e saídas do sistema com aquelas lançadas no extrato bancário.
Em vez de conferir linha a linha em uma planilha de conciliação bancária no Excel, o próprio sistema identifica correspondências e sinaliza discrepâncias. Garantia que o saldo bancário esteja 100% conciliado com a contabilidade interna, agilizando o trabalho e reduzindo erros humanos.
A conciliação manual via planilhas é trabalhosa e sujeita a falhas. Mesmo ferramentas populares permitem conciliar no Excel, mas demandam tempo e atenção.
Por exemplo, se sua empresa emitiu boletos ou realizou vendas no cartão, você confere se esses valores de fato entraram na conta bancária. Para cada pagamento feito (fornecedor, impostos, folha de pagamento etc.) - verifica se saiu da conta.
Estudos indicam que automatizar esse processo pode reduzir em até 70% o tempo gasto na conciliação.
A conciliação bancária automática importa extratos (via arquivo OFX ou integração direta) e cruza com os lançamentos do seu ERP em segundos. O que seriam horas que você e sua equipe financeira ganham.
Passo a passo: como fazer a conciliação bancária automática
A seguir, apresentamos um passo a passo simplificado de conciliação bancária.
Mesmo utilizando um sistema automático, é importante entender cada etapa para garantir que nenhum detalhe passe despercebido.
Lembre-se de que a melhor prática é conciliar diariamente ou no mínimo com frequência regular, não apenas uma vez por mês.
Isso ajuda a detectar inconsistências rapidamente e evitar acúmulo de diferenças.
1. Registre as movimentações financeiras diariamente
Quanto mais atualizados estiverem seus lançamentos, mais fácil ver as datas corretas e apontar em qual conta bancária o dinheiro entrou ou saiu.
O primeiro passo é lançar todas as movimentações de entrada e saída no seu sistema todos os dias. Isso inclui:
Pagamentos a fornecedores
Recebimentos de clientes
Documentos fiscais
Despesas operacionais
Salários
Impostos e guias
Recurso: Sistema de gestão integrado ERP
Empresas que deixam para lançar tudo no fim do mês correm o risco de esquecer transações e enfrentar um bolo de lançamentos atrasados. Portanto, torne a conciliação parte da rotina financeira diária – assim como verificar e-mail ou atualizar o fluxo de caixa.
2. Exporte o extrato em formato OFX
O formato OFX (Open Financial Exchange) é disponibilizado por todos os bancos e contém todos os detalhes do extrato bancário:
Acesse seu banco e no menu, entre em “Conta Corrente”
Defina o período que quer baixar e clique em “Exportar Extrato”
Confirme a solicitação e faça o download do arquivo OFX para o computador
3. Importe o arquivo OFX no sistema
Ao importar esse arquivo no sistema, o saldo e cada transação do banco aparecem para cotejo, agilizando a conciliação bancária:
Cadastre a conta corrente dentro do sistema, caso ainda não exista
Acesse a conta e escolha “Importar extrato bancário”
Selecione o arquivo OFX que acabou de baixar.
Confirme se o sistema lerá os dados e atualizará suas movimentações.
4. Compare lançamentos e identifique divergências
Confira se o saldo final da última conciliação no seu sistema interno é igual ao saldo inicial do extrato bancário do dia atual. Isso significa verificar:
O começo de cada dia: o saldo que o sistema mostrou no fechamento de ontem coincide com o saldo de abertura do banco.
O saldo final: após registrar todas as transações do dia, veja se o saldo final calculado internamente coincide com o extrato final.
Se os saldos batem, ótimo – é um sinal de que não há discrepâncias (mas ainda assim, prossiga conferindo os lançamentos individuais).
Se os saldos não batem, isso indica que há alguma diferença a ser investigada. Pode ser um lançamento faltante, um valor lançado errado ou alguma transação pendente de compensação.
5. Crie a rotina de reconciliar
A reconciliação bancária deve ser uma rotina periódica na empresa:
Lançamento faltante
Erro de valor ou categoria
Transação indevida do banco (entre em contato com o gerente bancário para solicitar o estorno)
Cheque não compensado ou pendência em processamento
Depósito não identificado
Corrigindo esses lançamentos, confirme sempre todos os lançamentos se estão reconciliados.
Importante: Não caia na tentação de fazer um lançamento genérico só para “fazer bater” o saldo. O objetivo da conciliação também é localizar a origem das divergências e corrigi-las.
Cada diferença tem uma história – encontre e resolva a causa raiz, em vez de empurrar a poeira para debaixo do tapete.
Conclusão
Empresas com boas práticas de conciliação têm fluxos de caixa mais precisos, conseguem identificar despesas desnecessárias ou atrasos de pagamento rapidamente. Consequentemente tomam decisões estratégicas e embasadas em dados reais.
Muitos sistemas como o da Gsoft permitem conciliação bancária automática integrada ao módulo de contas a pagar e a receber. Isso significa que conforme você dá baixa ou registra pagamentos, o próprio sistema já cruza com o extrato do banco via API.
Por exemplo, a gestão web empresas do Gsoft Cloud oferece esse recurso. Integra o fluxo de caixa, emissão de boletos, pagamentos eletrônicos e até a geração de relatórios gerenciais como DRE. De nada adianta ter uma Demonstração de Resultados (DRE) ou balancete se os dados estiverem errados.
A sua empresa agradece em forma de mais controle, menos erros e mais tempo para crescer. Boas vendas!
