Alguns anos atrás, meu amigo estava terminando seu turno no caixa, já cansado, sonhando em chegar em casa, tomar banho e deitar no sofá.
O movimento tinha sido pesado, fila o dia inteiro, cliente reclamando, cartão que não passava, aquelas coisas de todo varejo.
Quando deu o horário de fechar, o fiscal de caixa chegou perto dele, apoiou a mão no balcão e disse:
— “Vem aqui comigo, a gente precisa conferir o fechamento do caixa.”
Ele puxou o relatório, colocou na frente e perguntou:
— "Olha aqui. O caixa deu falta. O que aconteceu?”
Ele olhou para aqueles números e, sinceramente, não sabia responder. Aquela sensação de que tinha feito tudo certo. Atendeu rápido, conferiu troco, lançou tudo no sistema.
Mas a realidade estava ali, crua. Tinha diferença de caixa.
Fechamento de caixa não é um momento, é um processo que começa na abertura, passa pelo seu dia inteiro, e termina na conferência.
Nesse artigo, eu quero te mostrar exatamente como fazer fechamento de caixa corretamente.
Como o fechamento de caixa realmente funciona
Talvez ninguém tenha te explicado isso desse jeito, então presta atenção aqui.
Pensa no seu caixa como se fosse uma mini auditoria diária.
De um lado, você tem o que o sistema diz que deveria ter de:
Dinheiro em espécie.
Fundo de troco (suprimento inicial).
Vendas em dinheiro.
Entradas (suprimentos).
Saídas (sangrias).
Do outro lado, você tem o que de fato está na sua gaveta:
Cédulas.
Moedas.
E nada mais.
E o PIX, cartão de crédito, cartão de débito, link de pagamento?
Dependendo do sistema, ele já enxerga tudo isso claro na movimentação bancária ou fluxo de caixa.
Mas, para o fechamento físico do caixa, isso é dinheiro “a caminho”, e não dinheiro que está literalmente na mão da empresa. É por isso que, em sistemas, o fechamento de caixa foca em dinheiro vivo.
E é daqui que nascem os 3 passos.
3 passos para fazer fechamento de caixa corretamente
Um fechamento de caixa depende de três coisas:
Abertura feita do jeito certo.
Registro de tudo que entra e sai.
Cálculo e conferência inteligente, não só no final.
Vamos entrar em cada um deles direto ao ponto.
1. A abertura de caixa é onde tudo começa (e quase todo mundo erra)
Lembra do seu supervisor perguntando da falta no fechamento? Você provavelmente faz como grande parte dos operadores fazem.
Entram no sistema, digitam usuário e senha, olham a fila já formando, veem a gaveta chegando com o fundo de troco e pensam: “se o fiscal contou, tá certo”—e começam a atender.
Só que tem um detalhe importante. O fiscal também é humano.
Vamos pegar um exemplo simples: o gerente separa R$ 300 de fundo de troco para você—na cabeça dele está perfeito.
Só que, na hora de contar, ele erra uma nota de R$ 10. Ou seja, na gaveta terá R$ 290, não R$ 300.
Se você não confere e simplesmente abre o caixa no sistema assumindo R$ 300 de suprimento, acontece o seguinte: Você começa o dia devendo R$ 10.
E você não tem ideia de que já começou perdendo.
No fim do dia, quando o sistema fizer o cálculo do fechamento, os números vão mostrar diferença, mesmo que você tenha sido perfeito em tudo o resto.
Por isso, uma responsabilidade primária do operador de caixa é conferir o fundo de troco.
Na prática, o que você precisa fazer na abertura:
Contar todo o dinheiro
Conferir se bate com o valor de suprimento que seu sistema está registrando
Só então considerar o caixa “aberto” de verdade.
Pouco adianta o sistema ser bom se o hábito não acompanha. E sim, eu sei o que você está pensando.
“Mas e quando a fila está se formando?”
A resposta é:
É melhor no início segurar a fila por 2 minutos conferindo o troco do que perder dinheiro e credibilidade no fim do dia.
Abertura mal feita é tipo aquele pequeno vazamento na caixa d’água—ninguém liga… Até a conta chegar.
2. Hábito de registrar tudo (separa caixa batido de quebra diária)
Depois de arrumar a abertura, o segundo vilão é sua própria memória.
Alguns operadores tem o péssimo hábito de achar que vão lembrar.
O gerente pedia: “tira R$ 50 pra pagar o gás rapidinho”. Um colega fala: “me empresta R$ 20 que depois eu devolvo”. Sai um vale, um lanche, um bombom…
Assim acontece no contexto de suprimento: entrada de dinheiro que não veio de venda (troco extra, reposição, etc.). Também na sangria, saída de dinheiro para cofre, pagamento de despesas, retirada por segurança.
A gente sabe como esse “daqui a pouco” termina na loja que enche, um cartão dá problema, estresse, cliente difícil, alguém te chama…
E pronto. Aquele registro sumiu da sua cabeça.
Quando chega no fechamento, o sistema está certo.
Ele registrou tudo o que passou no leitor, tudo o que entrou como venda, tudo o que saiu como sangria e suprimento.
Mas o seu caixa físico não está certo. E aí nasce a frase que todo mundo odeia:
“Aqui está dizendo que deveria ter X, mas na gaveta tem Y. Cadê o resto?”
Nessa fase, tudo que entra ou sai do caixa precisa existir em algum lugar—no sistema ou, no mínimo, anotado.
Se não anotar na hora, você pode acabar esquecendo. Nem no sistema, nem no papel, a conta sobra para você.
3. Calcular todas entradas e saídas (Separando todas formas de pagamentos)
As pessoas tem uma visão muito ingênua de fechamento de caixa. Na cabeça de muitos é assim:
Acabou o expediente, fecha a porta, conta dinheiro, compara com o relatório e sofre.
Até entender que não existe regra dizendo que você só pode olhar o caixa no final do dia.
Nos intervalos de menor movimento, em vez de ficar mexendo no celular ou só “passando o tempo”, bons operadores começam a:
Separar recibos de crédito, débito, PIX e dinheiro.
Somar sangrias realizadas.
Conferir se cada suprimento batia com o que tinha anotado.
Revisar pequenos lançamentos feitos na correria.
Parece pouco, mas, quando chega a hora oficial de fechar o caixa, já é quase como 80% da conferência feita.
O fechamento virou quase um “ok final”, e não uma investigação criminal em uma quebra de caixa.
O que acontece num bom sistema de caixa PDV, tipo o Gsoft, é que o sistema compara o valor físico com o valor que, teoricamente, deveria haver. Se houver diferença, ele mostra claramente: sobra ou falta de X reais.
Pequenos problemas reais que já vi (e que atrapalham o fechamento)
Trabalhando com sistema, suporte e clientes durante anos, você já vê de tudo:
É caixa de ontem esquecido aberto. É operador que fecha a loja mas não fecha o caixa no sistemae. no dia seguinte tudo se mistura.
Movimentos de dois dias diferentes num mesmo fechamento. Venda com múltiplas formas de pagamento mal configurada
Uma venda parte cartão, parte dinheiro que acabam somando em duplicidade o dinheiro no caixa.
Aí fica procurando “dinheiro que nunca existiu” na gaveta, porque aquela parte da venda foi via banco.
É tentativa de fechar o caixa sem nenhuma movimentação.
Nem tudo que você sente como problema é “culpa do sistema”. Muitas vezes é falta de entender a lógica do fechamento.
Quando você entende essa lógica, inclusive, você passa a conversar melhor com o gerente e até com o suporte do seu sistema.
Como saber se você está fazendo fechamento de caixa corretamente
Se faça algumas perguntas simples como nesse checklist:
Eu conferi o fundo de troco na abertura, cédula por cédula, moeda por moeda?
Eu registrei ou anotei todas as entradas e saídas não automáticas (empréstimos, vales, pagamentos rápidos)?
Eu consigo explicar, se alguém me perguntar, cada sangria e cada suprimento do dia?
Eu fiz ao menos uma pré-conferência ao longo do dia, quando o movimento ficou mais tranquilo?
Se a maioria dessas respostas for “sim”, você está, de fato, fazendo um fechamento de caixa profissional. Se muitas forem “não”, não tem problema— uer dizer que agora você sabe por onde começar a melhorar.
Conclusão
Lembra da história de quando o supervisor chamou meu amigo pra falar da diferença de caixa?
Na época, ele achava que o problema era “não saber fechar direito”. Hoje se entende que o problema era só não respeitar o processo inteiro.
Fechamento de caixa corretamente não é dom, não é talento, não é só saber mexer no sistema.
São um conjunto de hábitos: conferir a abertura, registrar tudo, calcular com antecedência e entender a diferença entre dinheiro físico e dinheiro bancário.
Use o sistema a seu favor, não contra você. O medo do final do dia diminui, caixa começa a bater com muito mais frequência e a confiança que o gerente tem em você aumenta.
