Eu vejo inutilização de NF-e acontecer sempre pelos mesmos motivos.
Falha de internet, SEFAZ fora do ar, pulo de numeração, pendência excluída, problema de certificado, ajuste de série ou inutilização em massa por numeração que não será usada.
Aprenda comigo nesse guia, a como inutilizar e consultar notas fiscais. Vamos lá!
Resumo
Só inutilize numeração não utilizada em NF-e autorizada, cancelada ou denegada.
Confirme se não há rascunho ou pendência com esse número, se houver, exclua a pendência primeiro.
Feito isso, envie a inutilização pelo emissor e confirme consultando a NF-e inutilizada dentro do sistema e no portal da SEFAZ.
O que é inutilização de numeração (e quando realmente usar)
A numeração da NF-e é sequencial. Se ocorreu uma quebra e aqueles números não viraram notas autorizadas, você precisa comunicar a inutilização para a SEFAZ, explicando o motivo.
Pontos importantes que eu sempre reforço:
Só dá para inutilizar numeração que NÃO foi usada em NF-e autorizada, cancelada ou denegada.
Existe prazo: a regra geral prevê solicitar a inutilização até o 10º dia do mês subsequente ao da quebra de sequência.
O pedido é feito pelo emissor, assinado com certificado digital ICP-Brasil e transmitido via internet, gerando protocolo.
Antes de inutilizar, eu sempre confiro se não existe rascunho ou pendência com aquele número. Se existir, exclua a pendência primeiro.
Como inutilizar NF-e na SEFAZ usando Gsoft
No sistema da Gsoft, o caminho mais comum para NF-e (modelo 55) é pelo NFeTop:
Abra o NFeTop: Clique em Inutilizar Número.
Preencha: Ano e Número inicial e número final (se for só 1, repete o mesmo)
Confirme modelo e série: Modelo 55 e Série correta (geralmente 1, mas use a sua configuração real)
Justificativa: Mínimo de 15 caracteres. Exemplo que eu uso muito: “Números inutilizados em virtude de erro de lançamento.”
Clique em Confirmar: Envie o pedido à SEFAZ.
Depois disso, o sistema recebe o retorno e registra a inutilização (com XML/protocolo).
Versões mais recentes do Gsoft trazem validações para evitar “pulo de sequência” por acidente, ajudando na integridade fiscal.
Como fazer inutilização de NFC-e no Gsoft
Para NFC-e (modelo 65, cupons), eu faço assim:
Abra o NFCeMonitor: Vá na ba Inutilizar.
Preencha: Ano, série e a faixa de números.
Inutilização em massa: Use o atalho Shift + I dentro do monitor.
Como consultar NF-e inutilizada
Depois de inutilizar, eu recomendo conferir por três caminhos:
1) Pelo Gerenciador de Arquivos Fiscais
O relatório de NF-e permite buscar numerações inutilizadas:
Selecione modelo, período e status (inutilizada)
Isso é ótimo para conferência rápida e auditoria interna.
2) Pelo Gsoft NFe (relatórios e filtros)
Abra o ícone de relatórios.
Filtre pelo período.
As inutilizadas aparecem como status “I” ou “Inutilizada”.
3) Pelos arquivos físicos (XML)
Gsoft salva os XMLs de inutilização em pastas específicas do diretório, geralmente em uma pasta INU dentro do mês correspondente.
Esse caminho é excelente quando você precisa anexar evidência para contabilidade, auditoria ou suporte.
Como consultar NF-e inutilizada na SEFAZ (consulta pública)
Além do sistema, dá para conferir em portais de consulta:
Alguns estados oferecem uma tela de Consulta de Inutilização pedindo CNPJ do Emitente, ano da inutilização e captcha.
Também há consultas de inutilização de NFC-e em portais estaduais.
Meu conselho é, use primeiro o sistema e, quando precisar de conferência externa, valide no portal do seu estado.
Erros comuns que eu vejo (e como resolver rápido)
Quero inutilizar, mas existe nota pendente com esse número
Exclua a pendência/rascunho e só depois inutilize.
Tentei inutilizar um número que já foi usado
Aí não é inutilização. Se a nota foi autorizada e está errada, o caminho costuma ser cancelamento (dentro das regras/prazos da UF).
Passei do prazo do 10º dia
Em geral, a inutilização ainda pode ser recebida, mas pode haver penalidade conforme regra estadual. Eu recomendo alinhar com sua contabilidade e regularizar o quanto antes.
Conclusão
Só inutilize numeração que não foi usada em nota autorizada, cancelada ou denegada. Se existir uma nota pendente com aquele número, eu excluo a pendência primeiro.
Feito isso, eu envio a inutilização pelo emissor (NF-e 55 ou NFC-e 65) e depois faço a consulta inutilização NF-e dentro da própria Gsoft e, quando preciso, no portal da SEFAZ.
