Se você já comprou mercadoria de uma pessoa física, ou de alguém que não emite NF-e todo dia, é bem provável que você já tenha esbarrado na Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e).
E aqui entra um detalhe importante: as regras variam por estado, e tem UF que muda exigência e até disponibilidade desse tipo de documento.
Abaixo eu te mostro o caminho seguro de como emitir, lançar, formar preço e corrigir ou cancelar passo a passo.
Resumo
No meu sistema Gsoft, a NFA-e costuma ser tratada como um documento que você lança manualmente.
O cliente não recebe o XML (ou não tem a chave de acesso em mãos para importar via Manifesto/consulta).
O que é NFA-e (e quando ela aparece na sua rotina)
A NFA-e é uma nota emitida de forma esporádica, normalmente por fluxo do próprio Fisco/SEFAZ ou por processos específicos do padrão NF-e para “emissão avulsa”.
Na prática, aparece em cenários como:
Compra pontual (sem fornecedor “recorrente” com NF-e normal).
Compras vinculadas a CPF (quando permitido no fluxo avulso).
Regularização fiscal de uma operação específica.
Emissão pelo portal/fluxo do Fisco, conforme regras do seu estado.
Como emitir uma Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (passo a passo)
Aqui eu vou ser bem direto: o passo a passo exato depende do seu estado, porque a NFA-e geralmente é emitida em portal/serviço da SEFAZ da UF (e isso muda de lugar para lugar).
Mesmo assim, o fluxo “padrão” segue essa lógica:
Acesse o portal da SEFAZ do seu estado (ou o serviço de NFA-e disponível na UF).
Entre com as credenciais exigidas (em alguns casos, acesso/validação via cadastro do estado).
Preencha emitente e destinatário (dados completos).
Inclua produtos/serviços, quantidades e valores.
Revise tributação (o portal já direciona parte das regras, mas você precisa conferir).
Emita e salve o DANFE/arquivo (quando disponível) e, se possível, guarde o XML.
Eu sempre recomendo salvar uma “pasta fiscal” por mês (PDF/DANFE + qualquer arquivo disponível).
Isso reduz retrabalho quando você vai lançar no ERP e quando o contador pedir comprovação.
Como lançar NFA-e no sistema (do jeito certo)
Como na Gsoft a NFA-e tende a entrar manual, eu sigo este roteiro:
1) Entrada manual da nota
Vá em Geral > Nota Fiscal de Entrada
Clique em Novo
Preencha número da nota, data, valores totais e demais campos essenciais
2) Dados do emitente (inclusive CPF quando aplicável)
Se a operação for com pessoa física, a NFA-e permite (em cenários próprios do fluxo avulso) que o CPF esteja no campo do emitente.
E isso é justamente um ponto que, quando feito fora do contexto correto, gera rejeição em emissão eletrônica (já chego nisso).
3) Lançamento de itens (sem “travar” no cadastro)
Um ponto que ajuda muito no dia a dia: na Gsoft você consegue inserir os itens diretamente na nota, sem obrigar que o produto já exista no seu cadastro de estoque.
Como formar preço no sistema mesmo com lançamento manual (NFA-e)
Aqui é onde muita gente acha que “perde a automação”.
Eu te digo: você perde a importação automática do XML, mas não perde a calculadora.
Depois de inserir os itens, vá para a aba Formação de custo venda estoque e siga:
Selecione o item: Clique em
Formar Preço.Informe percentuais/custos que entram no custo: IPI e ST (quando aplicável), frete e outras despesas.
Informe percentuais que impactam a venda: Comissões, impostos (ex.: DAS no Simples, quando fizer sentido no seu cenário)
Defina o Markup/margem: Faça a sua margem de lucro e markup que faz sentido.
Finalize e clique em "Atualizar Geral": Abasteça estoque e atualize o preço de venda no cadastro.
No XML “normal”, o sistema já traz muito preenchido. Na NFA-e, você alimenta os dados uma vez no grid e a ferramenta faz a matemática pesada.
Como cancelar NFA-e (e o que fazer no sistema)
Aqui eu separo em duas realidades, porque isso evita confusão:
1) Cancelar a NFA-e “de verdade” (no Fisco/SEFAZ)
Se você foi o emissor (ou precisa orientar quem emitiu), o cancelamento acontece como evento de cancelamento, e prazo/regra variam por UF.
Como referência, alguns estados reforçam prazo legal de 24h a partir da autorização (e, fora do prazo, pode existir procedimento “extemporâneo” com regras próprias).
Se você está em dúvida do prazo no seu estado, trate como urgente e resolva o quanto antes com seu contador/SEFAZ da UF, porque fora do prazo muda o caminho.
2) “Cancelar” o lançamento dentro do sistema (entrada manual)
No ERP, normalmente você não “cancela a SEFAZ”, você corrige o seu estoque/financeiro:
Se ainda não efetivou movimentações (estoque/financeiro): Em geral dá para excluir o lançamento.
Se já atualizou estoque/preço/financeiro: Faça um estorno/ajuste seguindo o processo interno (para voltar estoque e valores ao estado anterior).
Eu sempre confiro se aquela entrada já gerou contas a pagar, custo médio e movimentação de estoque antes de mexer.
Isso evita “efeito dominó”.
Rejeições comuns envolvendo NFA-e (e como evitar)
Essas rejeições aparecem principalmente quando alguém tenta emitir NF-e “como avulsa” sem estar no fluxo correto, ou quando preenche campos de avulsa indevidamente.
Rejeição 369 — Não informado o grupo “avulsa”
Aparece quando o processo de emissão está como avulsa e o XML não leva o grupo exigido.
Como eu resolvo: No emissor/integração, revisar o XML e o processo de emissão para garantir que o grupo “avulsa” esteja coerente com o procEmi.
Rejeição 370 — Nota Fiscal Avulsa com tipo de emissão inválido
Em emissão avulsa, o tipo de emissão precisa ser compatível (ex.: normal).
Revise tpEmis e procEmi (quando for caso de emissão avulsa).
Rejeição 403 — Grupo da NF-e avulsa é de uso exclusivo do Fisco
Essa é clássica: alguém colocou informações do grupo “avulsa” quando não deveria, porque há campos que são exclusivos do Fisco.
Remova o grupo “avulsa” quando a emissão não for pelo fluxo autorizado/adequado.
Rejeição 407 — CPF no emitente só em NF-e avulsa
Se você informa CPF como emitente fora do contexto de NF-e avulsa, volta rejeição.
Ou ajusto para CNPJ (quando não for avulsa) ou confirmo que o documento está no fluxo correto de avulsa.
Checklist rápido para NFA-e
Se não tenho XML/chave de acesso, vou de lançamento manual.
Emitente com CPF, conferir se o documento realmente é “avulso”.
Itens lançados e conferidos antes de Formar Preço.
Se houver erro, trate SEFAZ (documento) e sistema (estoque/financeiro) como coisas diferentes.
