Se você vende dentro do seu estado mercadorias produzidas no seu estabelecimento, sujeitas ao regime de Substituição Tributária, classifique como CFOP 5401. Você atua como contribuinte substituto, retém e informa o ICMS-ST na NF-e.
No regime normal utilize em conjunto a CST 10, já em saídas subsequentes como substituído aplique CST 60. No Simples Nacional, CSOSN 201 (substituto com crédito) e 500 como substituído. No DAS, separe essas receitas com 5.401 das sem ST para evitar bitributação.
Preencha NCM e CEST em cada item e informe a base legal (Convênio/Protocolo/arts. do RICMS/UF). Neste guia você aprende o que significa CFOP 5401, como dar entrada e como tratar devoluções—com passo a passos rápidos.
O que significa o CFOP 5401
O CFOP 5401 é um código de saída de venda produção do próprio estabelecimento em operações sujeitas ao ICMS por Substituição Tributária (ST).
A NF-e com esse código é bastante comum em segmentos de bebidas, autopeças e cosméticos em muitos estados. Em termos práticos: é a “versão ST” do 5101.
Como dar entrada na nota com CFOP 5401
Abaixo, um passo a passo simples para escriturar a entrada—referente à NF do fornecedor (quando houver o espelhamento/entrada vinculada):
Clique em “emitir nota fiscal de entrada” no seu sistema ERP
Importe o XML ou cole a chave de acesso da NF do vendedor
Preencha a natureza da operação com o CFOP de entrada adequado (ex.: 1401)
Revise informações e alíquotas (ICMS, ICMS-ST, MVA, base de cálculo, CST/CSOSN, PIS/COFINS).
Emita a nota e aguarde a autorização da Sefaz.
Fature a nota no seu Contas a Pagar
O sistema integrado de gestão deve abater ICMS no momento da entrada.
Como fazer devolução do CFOP 5401
Espelhe a operação original sob substituição tributária e referencie a chave da NF para assim compensar o ICMS-ST se cabível.
A devolução ocorre em dois cenários:
De quem vendeu (saída) e vai receber a entrada da devolução do cliente
De quem comprou (entrada) e precisa devolver ao fornecedor (fazendo uma saída de devolução)
Relatado: Como emitir nota de devolução
Quem enviou a mercadoria usa o CFOP de devolução de saída correspondente, por ex., 5.411/5.412. Diferente de quem recebe o estorno, voltando com entrada 1410.
Diferença do CFOP 5401 e 5402
5401: operação na condição de contribuinte substituto
5402: operação entre contribuintes substitutos do mesmo produto
Resumo: Use 5.402 quando a venda for de produção própria para outro contribuinte também substituto daquele produto.
Diferença do CFOP 5401 e 5101
5101: sem enquadramento em ST
5401: com ST
Resumo: Mesmo tipo de mercadoria (produção própria), porém regimes fiscais diferentes.
Diferença do CFOP 5401 e 5403
5401: produção própria
5403: mercadoria adquirida/recebida de terceiros
Resumo: Os dois incidem a substituição tributária, mas se diferem na forma que foram adquiridos.
Conclusão
O CFOP 5401 identifica a venda interna de produção do estabelecimento sujeita à Substituição Tributária. Para não errar: Verifique se a mercadoria está em regime ST. Diferencie produção própria de revenda. Em devoluções, espelhe a operação original e relacione a chave da NF de origem.
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