Provavelmente você já ouviu falar sobre "contas a pagar e contas a receber". E por um bom motivo.
Receber mais do que pagar, é o que mantém a empresa viva.
Mas afinal, o que é contas a pagar e receber? Como fazer esse controle de contas? Vou responder essas perguntas e te entregar uma planilha com rotina.
Resumo
Contas a pagar (CP) é tudo que sua empresa precisa pagar em um prazo: fornecedores, aluguel, impostos, salários.
Contas a receber (CR) é o dinheiro que os clientes devem à sua empresa por produtos e serviços.
Crie uma régua de cobrança e automatize sua rotina de CP/CR com um sistema de gestão integrada.
Controle o prazo médio de recebimento e defina como meta até 30 dias para receber tudo.
Básico de Contas a Pagar e Receber
Você pode começar de forma simples.
Planilhas (Google Sheets ou Excel)
Sistemas de gestão (como o Gsoft)
Use um drive para armazenar arquivos de cliente por ano e mês com nota fiscal e comprovantes.
Se não tiver time interno, terceirize alguém com hora mais barata ou adote um sistema.
Lembre-se que a contabilidade não é igual gestão financeira. Ela é sobre obrigações fiscais e demonstrações legais.
O mais importante é você criar uma régua de cobrança para cobrar seus clientes.
Planilha de Contas a Pagar e Receber
Planilhas funcionam bem no início. Mas à medida que sua operação cresce, elas podem se tornar:
Lentas.
Propensas a erros.
Pouco seguras.
Download: Planilha Contas a Pagar e Receber
Coluna | Pra que serve | Observação |
|---|---|---|
Data de Vencimento | Quando pagar/receber | Base do status |
Fornecedor/Cliente | Quem recebe/paga | Cadastro |
Descrição | O que é | Ex.: aluguel, serviço, fatura |
Valor | Quanto | Formatar como moeda |
Data de Pagamento | Quando foi pago | Deixa vazio se não pagou |
Tipo de Pagamento | Boleto, Pix, TED, cartão… | Use lista suspensa |
Centro de Custo | Categoria | Ajuda na análise |
Status | Pago / Pendente / Atrasado | Calcula automático |
Risco (CR) | Baixo / Médio / Alto | Pelo histórico |
Data Prevista (CR) | Quando deve cair | Pode ser ≠ vencimento |
Rotina de Contas a Pagar e Receber
Ciclo | O que fazer | Por quê |
|---|---|---|
Diário | Leva 10 a 15 minutos por cliente e evita bola de neve. | |
Semanal | Enviar previsão de caixa (CP/CR) da semana seguinte | Decidir antes do problema bater na porta. |
Mensal | Reunião de resultados (DRE + projeção) | Visão clara do mês e das decisões. |
Boas Práticas para Contas a Pagar e Receber
Você precisa de processos que evitem erros e improdutividade.
Boas Práticas de Contas a Pagar
Revisão de Documentos: Sempre verifique ordens de compra, notas fiscais (NF) e boletos.
Análise de Fluxo de Caixa (Tesouraria): É essencial verificar se o banco correto possui saldo suficiente para cobrir os pagamentos programados.
DOA (Delegation of Authority): Defina quem pode aprovar o quê e até quanto por cargo.
Envie os Pagamentos ao Banco com Antecedência: Idealmente 5 a 7 dias antes do vencimento.
Resolva Pendências: CNPJ divergente, conta encerrada, pagamento sem identificação etc.
Visualização de Despesas Fixas e Variáveis: Tenha noção das possíveis flutuações e recorrências no caixa.
Acompanhe o PMPC (Prazo Médio de Pagamento de Compras): Se a meta é 30 dias, comprar no dia 27 você está pagando rápido demais, encurtando o caixa.
Boas Práticas de Contas a Receber
Três Datas Chave: Controle datas de venda (quando aconteceu), vencimento (quando deveria pagar) e prevista (quando deve cair realmente).
Cobrança com Lembrete: Monte uma mensagem educada para enviar antes do vencimento por e-mail, WhatsApp e SMS com opções de pagamento—1 a 3 dias antes.
Pós-vencimento e Bloqueio: Cliente não pagou? Tente uma ligação humanizada e defina um bloqueio de venda a prazo se necessário.
Controle de Risco: Classifique clientes por risco (baixo, médio, alto). Um cliente com risco alto pode exigir vendas somente à vista no Pix.
Alinhamento com Vendas: Garanta que o comercial faça vendas de qualidade, prevenindo a inadimplência.
Régua de Cobrança: Use faixas de atraso e antecedência (D-3, D-0, D+1, D+3).
Conclusão
Tenha uma rotina definida de contas a pagar e receber para crescer com inteligência. Com o controle de contas funcionando, seu fluxo de caixa respira e os compromissos são honrados.
Com um sistema de gestão, você aumentará a eficiência e agilidade absurdamente. Isso diminui erros, acelera recebimento e dá respiro para decisões estratégicas.
