CFOP 1403: Comprou mercadorias para revenda com ICMS retido por substituição tributária (CFOP 5403 ou 5405)? Use o CFOP 1403 na nota de entrada. Assim, você lança corretamente no estoque e evita cobrança duplicada do imposto.

Você decidiu revender produtos sujeitos à substituição tributária (ST) e percebeu que a burocracia pode complicar sua rotina. Com tantas regras fiscais, como garantir que não pagará mais impostos indevidos ou se terá problemas com o Fisco?

Este guia mostra como usar o CFOP 1403 para registrar corretamente suas compras com ST. Evite erros fiscais sem perder horas tentando entender a legislação.

CFOP 1403 o que significa

CFOP 1403 é a sigla para Código Fiscal de Operações e Prestações número 1403. Esse código significa “Compra para comercialização em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária”. Em outras palavras, ele classifica a entrada no estoque (compra) de mercadorias submetidas à substituição tributária do ICMS na revenda.

Isso se aplica, por exemplo, a um pequeno mercado que compra refrigerantes de um distribuidor local. Também se aplica a uma loja de autopeças que compra peças automotivas de um fornecedor do estado. Esses itens geralmente estão sujeitos à ST e são destinados à revenda.

E como saber se um produto está mesmo sujeito à ST?

Relatado: Como saber se a mercadoria tem ICMS-ST

CFOP 5405 e entrada 1403

Seu fornecedor enviou uma nota fiscal com CFOP 5405? Então não há ICMS a pagar destacado na nota, e sim o “ICMS retido anteriormente por ST”.

Isso significa que ele vendeu a você produtos que comprou de outra empresa. Esses produtos já vieram com ICMS-ST pago em uma etapa anterior. Por exemplo, um distribuidor repassa ao varejista mercadorias que já têm ST pago pelo fabricante.

Nesse caso, você deve lançar essa entrada com CFOP 1403, confirmando que reconhece que o ICMS já foi pago na etapa anterior.

Para você, comprador, isso quer dizer que a nota de entrada com CFOP 1403 não terá crédito de ICMS. Essa parte será retida. Vamos explicar mais adiante sobre os créditos.

Em suma, CFOP 5405 (saída) e CFOP 1403 (entrada) andam juntos quando falamos de mercadorias com ST circulando dentro do estado entre contribuintes. Se identificar 5405 na NF de compra, já saiba que ao lançar no seu sistema, o código de entrada será o 1403. Isso garante que você está reconhecendo que aquela mercadoria entrou com substituição tributária já efetuada em etapas anteriores.

CFOP 1403 entrada

Reforçando um ponto importante: o CFOP 1403 é sempre código de entrada. Ou seja, ele deve ser usado quando sua empresa faz operação de aquisição para o estoque (compra ou uma devolução que retorna).

Essa característica acontece porque o dígito inicial é "1". Isso significa que é uma entrada de mercadoria no estoque. O estado é o mesmo na origem e no destino.

Resumindo, utilize 1403 para classificar notas fiscais de compras para revenda de itens sujeitos à substituição tributária dentro do estado.

Algumas dicas úteis sobre CFOP 1403 como entrada:

• Só utilize 1403 para entrada de mercadorias destinadas à revenda

• Atente à origem da mercadoria (dígito inicial 1 = dentro do estado, 2 = interestadual)

• Caso você precise devolver, a nota de devolução será uma saída utilizando CFOP na série 5 ou 6

Relatado: como emitir nota de devolução de entrada.

CFOP 5403 e entrada 1403

Se a nota fiscal tiver CFOP 5403, isso significa que o fornecedor é um substituto tributário. Ele recolheu o ICMS-ST para esta operação específica. Ou seja, você deve registrar a entrada como 1403 no seu sistema, pois o produto que está chegando é para revenda sob ST.

O CFOP 5403 indica uma venda de mercadoria (adquirida de terceiros) sujeita à ST, na condição de contribuinte substituto.

Isso geralmente acontece em situações como: você comprando diretamente de um fabricante. Isso é comum nas operações internas. Ou você pode comprar de um distribuidor que recolhe o ICMS-ST na saída. Um caso típico é quando o distribuidor compra a mercadoria de fora do estado sem ST.

Agora, ao vender internamente, ele precisa reter o imposto como substituto

Internamente, saiba que essa nota envolveu recolhimento de ICMS-ST pelo fornecedor, e por isso veio com imposto destacado. Lance o ICMS próprio no campo de crédito de ICMS, e tratando o ICMS-ST como imposto retido sem direito a crédito.

Como empreendedor, é importante usar o CFOP 1403 nas entradas de estoque com ST. Verifique se a nota tem destaque de ST ou não. Isso vai afetar o crédito de ICMS e como preencher os registros fiscais.

CFOP 1403 qual CST usar

Além do CFOP, outro detalhe fiscal importante é o CST (Código de Situação Tributária). Ele complementa o CFOP indicando a tributação daquele item. No caso da substituição tributária, a CST depende de quem recolheu o ICMS-ST e sua nota fiscal.

Para entradas com CFOP 1403, você pode encontrar duas situações:

• CST 60 (ICMS já cobrado anteriormente): utilize quando o fornecedor já tiver recolhido o ICMS antecipadamente.

• CST 10 (Tributada com cobrança de ICMS-ST): quando você precisar recolher o imposto ao receber a mercadoria.

As CSTs são usadas por empresas do regime normal que faturam acima de R$ 4,8 milhões anuais.

Se o fornecedor não retiver o ICMS-ST, pode ser que o produto veio de fora do estado. Também pode ser que a pessoa não seja responsável pela ST. Nesse caso, você terá que pagar esse imposto ao receber a mercadoria. Nessa situação, a CST correta será a 10.

Empresas menores, enquadradas no Simples Nacional, utilizam o CSOSN, que possui códigos específicos para substituição tributária. No Simples, você usará CSOSN 500 se o ICMS-ST já tiver sido recolhido anteriormente. Caso precise recolher o imposto ao receber a mercadoria, utilize CSOSN 201 (com direito a crédito) ou CSOSN 202 (sem direito a crédito).

CFOP 1403 tem crédito de ICMS?

A regra fiscal é clara: operações com ICMS-ST não geram crédito para o comprador. Isso ocorre porque, na substituição tributária, o ICMS já foi recolhido antecipadamente, cobrindo o imposto das vendas futuras.

Planeje seu fluxo de caixa considerando que o ICMS-ST já está embutido no custo final da mercadoria adquirida.

É importante separar claramente dois cenários diferentes ao analisar o lançamento fiscal:

• ICMS “próprio” destacado pelo fornecedor (não ST): este valor pode ser creditado normalmente.

• ICMS-ST (imposto retido antecipadamente): como o imposto já foi pago na origem, o comprador não tem crédito fiscal.

Por exemplo, você comprou uma mercadoria por R$ 1.000. A nota fiscal mostrou ICMS próprio de R$ 180, com alíquota de 18%. Também teve ICMS-ST de R$ 50, que se refere à margem até a venda final.

Você pode creditar os R$ 180 de ICMS próprio. Isso é no regime normal de apuração. Mas você não pode creditar os R$ 50 de ICMS-ST.

E quando você revender essa mercadoria? Nenhum ICMS será cobrado novamente na nota fiscal ao consumidor final. Pois o ICMS-ST já cobriu previamente o imposto.

Entender essa regra evita surpresas no fluxo de caixa e na apuração fiscal. Muitos empreendedores pensam que todo ICMS na nota pode ser recuperado.

Mas no caso de ICMS-ST, isso não acontece. Isso porque, nas operações com substituição tributária, o imposto já foi recolhido antecipadamente.

Por isso, normalmente, não há crédito para o comprador.

CFOP 1403 quando usar

Resumindo em uma frase: Use sempre o CFOP 1403 ao comprar produtos dentro do estado para revenda com ICMS-ST. Esse é exatamente o cenário para o qual o 1403 foi criado e onde ele deve ser aplicado.

Itens muito comuns de terem ST: combustíveis, bebidas alcoólicas, refrigerantes, cigarros, cosméticos, materiais de construção, medicamentos, alimentos como laticínios, entre outros. As secretarias de fazenda (SEFAZ) disponibilizam listas para verificar se o NCM do produto está sujeito à ST.

Quando exatamente você deve usar o CFOP 1403:

• Quando a mercadoria com ICMS-ST vai compor seu estoque para revenda

• Se a nota do fornecedor veio com código CFOP que menciona ST (como 5403, 5405)

• A mercadoria com ICMS-ST tem origem e destino dentro do mesmo estado

• Independentemente do porte da empresa ou regime tributário

Relatado: como descobrir se o produto tem ICMS-ST por convênios/protocolos ICMS e na legislação estadual (RICMS).

Conclusão

Entender o significado do CFOP 1403 é essencial—para dar entrada corretamente—sem afetar o fluxo de caixa da empresa. Já que o ICMS-ST está embutido no custo final da mercadoria adquirida, ele não gera crédito tributário. Também é fundamental escolher o CST correto para indicar a situação tributária da operação. Isso garante que o estoque fiscal seja composto corretamente, sem risco de autuação pelo fisco.

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