CFOP 1202: se sua loja vendeu um item comprado de um fornecedor e o cliente devolve esse item, a nota fiscal de entrada dessa devolução deve usar o CFOP 1.202.

CFOP 1202: o que significa

O CFOP 1202 é um código da tabela CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) utilizado para identificar notas fiscais de devolução de mercadorias. Em termos práticos, ele se aplica quando uma empresa recebe de volta uma mercadoria que não fabricou (comprou de um fornecedor) e que havia vendido ao cliente anteriormente. Para entender melhor, vamos destrinchar o código 1202.

O primeiro dígito “1” indica uma operação de entrada dentro do estado​. O segundo dígito “2” sinaliza que é uma devolução (na série 1200, o “2” inicial refere-se a devoluções de vendas). Já os dígitos finais identificam “02” refere-se à devolução de mercadoria adquirida de terceiro, não industrializada no estabelecimento. Importante destacar que ele não se aplica a mercadorias sob substituição tributária – há um código específico (1411) para devoluções de itens com ICMS-ST, como veremos adiante​.

CFOP 1202: como dar entrada

Quando uma mercadoria é devolvida, é preciso dar entrada dessa devolução no estoque e na escrituração fiscal da empresa. Ao registrar a chegada dessa mercadoria de volta, sua empresa lançará essa nota de entrada com CFOP 1.202 (ou 2.202 se o cliente comprou de outro estado) para dar entrada no estoque.

1. Tenha em mãos a nota fiscal de venda original ou cupom fiscal relacionado à mercadoria devolvida. É importante referenciar o documento original na devolução.

2. No seu software de gestão ou emissor de NF-e, inicie uma nova nota fiscal de entrada. Se o cliente emitiu uma nota de devolução própria, você pode apenas lançá-la no seu sistema; se não, emita você a NF de entrada.

3. Selecione o CFOP 1202 para identificar essa operação de devolução na nota​. Certifique-se de preencher todos os campos (destinatário/remetente, produtos, quantidades, valores) exatamente com as informações da venda original, espelhando o que está sendo devolvido.

4. Em devoluções, normalmente deve-se estornar os mesmos impostos da venda. Se na venda houve destaque de ICMS, na devolução esse ICMS pode ser destacado para crédito do comprador que devolve​. Use as mesmas bases de cálculo e alíquotas da nota original, a fim de anular a operação anterior corretamente.

5. Antes de finalizar, confira se o CFOP, valores, impostos e referência à nota original estão corretos. Qualquer erro na emissão da nota de devolução pode gerar inconsistências fiscais que podem levar a autuações e até processos criminais.

6. Após a revisão, emita a NF-e de entrada e aguarde a autorização da Sefaz. Com isso, a mercadoria retorna oficialmente ao estoque e a operação de venda é anulada parcialmente ou totalmente.

Seguindo esse processo, você consegue dar entrada de forma segura usando o CFOP 1202, mantendo a conformidade fiscal da empresa. A automatização desse procedimento através de um sistema ERP pode simplificar muito essas etapas, preenchendo automaticamente CFOP e impostos adequados na devolução, reduzindo chances de erro humano.

CFOP 1202 e 2202: devolução para fora do estado

Uma dúvida comum é a diferença entre o CFOP 1202 e o 2202, especialmente quando se fala em devolução para fora do estado. Esses dois códigos são bastante similares na natureza da operação (devolução de venda de mercadoria de terceiros), diferenciando-se principalmente pelo primeiro dígito “2” em 2202 indicando que a mercadoria devolvida vem de outro estado. Isso é importante porque operações interestaduais tem diferenças de alíquotas de ICMS e exigem essa distinção.

• CFOP 1202: Usado em devoluções de venda dentro do mesmo estado. Ou seja, sua empresa em São Paulo vendeu a mercadoria para um cliente também em São Paulo, que a devolve posteriormente.

• CFOP 2202: Usado em devoluções de venda de mercadoria para fora do estado. Exemplo: sua empresa (SP) vendeu para um cliente em Minas Gerais; se houver devolução dessa venda, ao entrar na sua empresa será registrada com CFOP 2.202, indicando devolução recebida de fora do estado.

  Se o cliente tem a obrigação de emitir nota fiscal, a nota de devolução deverá vir com CFOP 6.202 (saída interestadual pelo cliente).

Portanto, sempre observe a UF (estado) de origem: devoluções de clientes do mesmo estado → 1202; devoluções de clientes de outro estado → 2202. Vale lembrar que existem também códigos específicos se a mercadoria tiver substituição tributária em devoluções interestaduais (como o 2411, análogo ao 1411 que discutiremos)​, mas para mercadorias sem ST o 2202 é o adequado para devoluções fora do estado​.

Como contabilizar CFOP 1202

Uma devolução registrada com CFOP 1202 requer que sejam feitos lançamentos para estornar a venda original, recuperar os impostos e ajustar estoque.

1. Estornar a receita de venda: quando a mercadoria volta, a receita daquela venda precisa ser cancelada nos livros contábeis. Isso é feito debitando D- a conta de Devoluções de Vendas e creditando C- a conta de Clientes ou Duplicatas a Receber. Dessa forma você anula o valor que tinha a receber do cliente.

   

   Se houve IPI destacado na nota, debite também o D- IPI a Recuperar (Ativo Circulante)​. Esse lançamento reduz a receita líquida, evidenciando que aquela venda foi devolvida.

   
   

2. Recuperar os impostos (ICMS) da venda: a empresa que recebeu a devolução poderá se creditar do ICMS que havia sido debitado na venda. Lança-se D– ICMS a Recuperar e C– ICMS sobre Vendas pelo valor do imposto destacado na nota devolvida​.

   Imagine que foi incidido na venda R$ 1.000 de ICMS, então registra-se D– ICMS a Recuperar R$ 1000 e C– ICMS sobre Vendas R$ 1000. Desse modo, o imposto que antes incidiu na venda agora é direito de crédito para a empresa (já que a operação foi desfeita).

   
   

3. Devolver a mercadoria ao estoque (reversão do Custo): na venda original, aquela mercadoria saiu do estoque e virou custo para empresa; agora devolvendo, fazemos o caminho inverso: debitamos a conta de Estoque pelo custo da mercadoria devolvida e creditamos a conta de Custo das Mercadorias Vendidas​. Isso aumenta o estoque novamente e reduz o custo reconhecido naquela venda.

   Por exemplo, se o custo das mercadorias vendidas que estão sendo devolvidas era R$ 6.000, o lançamento será D– Estoques 6.000 / C– Custo das Mercadorias Vendidas 6.000, estornando o custo daquela venda devolvida.

Esses são os lançamentos contábeis em uma devolução. Em suma, a devolução com CFOP 1202 inverte a venda: tira a receita, recupera impostos e retorna o estoque, deixando a empresa na mesma situação de antes da venda. Naturalmente, cada empresa pode ter contas contábeis específicas, mas o princípio é este​.

CFOP 1202 ou 1201

A diferença entre 1201 e 1202 está em quem produziu a mercadoria vendida. Se foi a própria empresa que produziu, a devolução é 1201; se foi um produto comprado de terceiros (revenda), a devolução é 1202​. Um exemplo: sua indústria vendeu um produto de fabricação própria a um cliente do mesmo estado, mas ele devolveu. A nota de devolução, nesse caso, deve usar o CFOP 1.201, pois se trata da devolução de uma venda de produção do estabelecimento. Diferente de um comércio que revende produtos de outras marcas, registrando devoluções de clientes usando 1.202.

CFOP 1202 ou 5202

Outra comparação frequente é entre o CFOP 1202 e o 5202. Apesar de ambos se referirem a devoluções de mercadorias para comercialização, eles representam lados opostos da operação: um é usado na entrada (retorno de venda) e o outro na saída (retorno de compra). Em resumo, use 1202 quando você estiver recebendo mercadorias de volta de um cliente (anulando uma venda) e use 5202 quando você estiver devolvendo mercadorias para um fornecedor (anulando uma compra)​.

Vamos esclarecer: suponha que sua empresa comprou 30 unidades de um produto para revender, mas detectou defeito e vai devolver ao fornecedor. Essa devolução de compra será documentada com uma nota fiscal de saída com CFOP 5202 (dentro do estado) ou 6.202 (se o fornecedor for de outro estado), indicando “devolução de compra de mercadoria”​. Agora, do ponto de vista do fornecedor que recebe essa devolução, ele vai dar entrada com CFOP 1.202 (ou 2.202 se for interestadual), porque para ele equivale a uma devolução de venda recebida.

CFOP 1202 ou 1411

O CFOP 1411 é outro código que pode gerar confusão em relação ao 1202. A diferença aqui não é o sentido da operação nem a origem da mercadoria, mas sim um detalhe fiscal: a substituição tributária de ICMS (ICMS-ST). Em outras palavras, use 1.411 se o produto vendido (e agora devolvido) teve o ICMS recolhido antecipadamente por substituição tributária.

• 1202 = devolução de item sem ST, imposto destacado normalmente na nota;

• 1411 = devolução de item com ST, imposto sob regime de substituição tributária.

No caso da ST, o ICMS já foi pago anteriormente por outro contribuinte e o destinatário não pode se creditar desse imposto na devolução, já que ele não chegou a recolher na venda. Por isso, se sua devolução envolver produtos com ST, utilize o 1411 em vez do 1202 para classificação fiscal correta. E em entradas de devoluções interestaduais de produtos com ST, existe o análogo 2411 (devolução de mercadoria de terceiros com ST de fora do estado).

Como cancelar nota com CFOP 1202 fora do prazo

Cancelar uma nota fiscal eletrônica (NF-e) após o prazo normal de 24 horas da autorização é um procedimento conhecido como cancelamento extemporâneo. Esse processo pode ser necessário caso você tenha emitido uma nota de devolução com CFOP 1202 e só depois percebeu um erro que se for corrigido, ele altera o valor total da NFe. Caso o erro que você quer corrigir não afete o valor total da nota, você pode emitir uma CC-e sem precisar cancelar a nota.

A Carta de Correção eletrônica (CC-e) pode ser emitida pelo sistema emissor ou pela Sefaz. Já o procedimento de cancelamento extemporâneo exige entrar com um pedido no portal da Sefaz estadual ou orgão competente do estado. Em São Paulo, por exemplo, utiliza-se o sistema SIPET (Sistema de Peticionamento Eletrônico) para formalizar o pedido de cancelamento extemporâneo​. Você deverá informar os dados da NF-e (chave de acesso, número, série), justificar o motivo do cancelamento fora do prazo e, em alguns casos, anexar documentos que comprovem a situação.

Alguns estados cobram uma taxa ou estabelecem penalidade para aceitar o cancelamento tardio. No Rio de Janeiro, é preciso pagar uma taxa via DARJ antes de solicitar.

A devolução do CFOP 1202 destaca ICMS?

Quando emitimos uma nota de devolução com CFOP 1202, uma pergunta comum é se devemos destacar o ICMS nessa nota e se a empresa que recebe a devolução terá direito ao crédito desse ICMS. A resposta é: sim, deve-se destacar o ICMS na nota de devolução, pois trata-se do estorno de uma operação tributada garantindo o ajuste fiscal devido e o crédito tributário para quem retornou com a mercadoria.

Um caso concreto é uma empresa de supermercados (regime débito/crédito) que recebe devoluções de clientes pessoa física com frequência. Como o cliente pessoa física não emite nota, o próprio supermercado emite a nota de entrada de devolução com CFOP 1202 e destaca o ICMS e se credita do valor, pois é um direito da empresa, já que houve o imposto debitado na venda​.

A única recomendação adicional é registrar nos dados adicionais da NF de devolução referências à nota ou cupom fiscal de venda original (por exemplo: número do cupom, COO, data), para comprovar a correspondência daquela devolução com a venda original.

Conclusão

Entender quando você emite uma nota fiscal de devolução com CFOP 1202 ou códigos relacionados é essencial para empresários que precisam lidar com devoluções de mercadorias. Embora possa parecer um assunto técnico, buscamos aqui explicar de forma acessível que o 1202 nada mais é que o código para devoluções de vendas de produtos de terceiros dentro do estado, com diversas situações particulares (interestadual, produção própria, ST, etc.). Dominar esse conhecimento ajuda a evitar erros fiscais, como usar um CFOP incorreto que leve a recolhimentos indevidos ou problemas na escrituração.

A boa notícia é que hoje existe tecnologia para você não precisar lidar mais com isso manualmente. Um software de gestão empresarial completo, como o Gsoft, automatiza toda a operação fiscal, selecionando o CFOP correto automaticamente, calculando tributos e gerando as notas fiscais dentro da conformidade fiscal. Com o sistema Gsoft, sua empresa integra as vendas com a emissão de notas fiscais e controle de estoque fiscal, garantindo que tudo esteja sempre em ordem e conforme a legislação​.

Considerando a complexidade do sistema tributário, investir em automação fiscal é cada vez mais uma necessidade. Experimente utilizar um software especializado e veja como notas fiscais de devolução, cancelamentos e apurações de impostos ficam muito mais simples e seguras. Com a tecnologia certa, você garante conformidade fiscal e ganha eficiência, evitando dores de cabeça nas devoluções e em todas as operações do dia a dia. Boa gestão e bons negócios!